悦成：采用Office 365实现培训管理优化

“通过使用Office 365解决了培训业务中的多种需求，尤其是针对我公司有多处分校的特点，Office 365使遍布不同地区的同事高效及时地沟通，紧密地协作，解决了我们在课程安排和资源调度方面的难题，教师之间课件的分享也变得简单，对培训业务有很大的促进。有微软全球技术支持中心对Office 365提供24×7的多渠道专业服务保障，我们能够放心使用。”

——耿赛猛 悦成移动互联网孵化基地副总经理

悦成移动互联网孵化基地(以下简称“悦成”)由2004年成立的乐成3G创意产业研发基地升级而来，由北京尚德悦成教育科技有限公司投资运营，一直致力于Android、iOS、WindowsPhone等移动平台应用的开发教育与推广。而随着智能手机的快速普及，公司得以快速发展。通过多年锐意创新和不懈努力，悦成已经为2860余家大型移动互联网名企输送了数千名精通***移动开发技术的专业开发人才。2012年7月，悦成继续扩大业务范围，在北京开设5大校区，在全国铺设北京、上海、广州、深圳、天津、济南、南京等多家分校。

企业在扩张过程中，希望能对所有参见培训的学员提供高质量的服务，保持良好的体验度和满意度。在内部机制中，希望优化培训管理流程和方式，探索低成本高速扩展的途径。

“Office 365的高度集成性为日常办公带来了极大的便利，其中Outlook比起一般的个人邮箱提供更全面的邮箱服务;自带的日历功能便于记录工作安排并可以方便的与同事共享时间安排;可以使用即时聊天的功能随时随地与同事沟通，并且通过提供的状态显示能够看到其他同事的在线状态;另外，使用Office 365，即使在出差或外出的途中，也可以通过手机或其他移动设备接收邮件和日程安排，避免错过重要的信息。”

——吴雪 行政主管应用背景

随着悦成规模不断扩大和分校的增多，目前以人工操作为主的培训管理方式已经有些捉襟见肘了，他们更期望建立自动和智能的培训管理方式。

发送学员通知工作量大

一直以来，教务部门都是通过手工整理邮件列表，逐一给学员发送邮件通知。由于课程的数量大幅增加，学员数量不断增长，通知的工作量已经不堪重负，容易造成延迟和错误。希望能够用更加智能和自动的方式，保持及时的学员通知，提高学员满意度，减少教务部门的手工工作压力。

密集开课导致课程安排和资源调配难度加大

以往，教室数量比较充裕，课程种类较少，学生可以很好地分配到不同的班级，并配备合理的教师资源。业务量大幅增加后，立即涌现出教室紧张、课程安排冲突、师资力量协调困难等问题。有的教师因为课程安排比较满，需要在各个教学点上课，一旦出现安排偏差，或未能获悉***课程安排和变化，就有可能带来不利的影响。希望通过对培训管理工作的优化，解决排课、资源调度和信息快速获取等问题。

出差授课教师难以进行知识分享

悦成的教师承担着大量的培训授课任务，由于新校区的拓展，有些教师需要在各个校区奔波授课。在路途上，修改、传递和分享课件成为一个挑战，与其他老师难以分享和互动修改课件。课件文件往往比较大，通过传统的邮件传递方式，有可能无法满足协作的要求，版本也不好控制。希望能有更好的培训资料共享与协作的方式。

拓展新校区加大了IT支持成本

悦成在拓展新校区的过程中发现，除去必不可少的校区基本建设成本外，如果要为每个校区配备专门的IT支持团队，购买大量IT基础架构设施，将会使成本大幅增加。而这种重复性的IT建设和人员成本应该尽量省去，将投资更多放在核心业务上。但缺乏IT的支持和应用，又难以保障校区的正常运转。因此希望利用成熟的云方案减少IT投入成本。

解决方案

悦成在了解了Office 365的服务、性价比和实施难度之后，最终选择它来完善和优化培训管理，并推进到各种日常工作中。

实时自动更新学员通知

基于Office 365中的SharePoint Online服务，可拓展出学员自动通知应用。可以针对每门课程或者每个学员设置自动通知，无需工作人员的参与，就能够即时快速地完成大量通知工作。同时，可视化的课程安排，利于教学管理人员及时检查布置教学设施，方便老师提前做好课程准备。

避免排课冲突，自动同步时间表

结合Office 365中的Exchange Online和SharePoint Online服务，教室、设备与课程相互关联，在计划课程时，如果相同时段使用同一个资源，系统会自动产生警告，避免发生资源占用冲突。课程安排好之后，可以定期发布，所有相关人员都可以浏览课程的时间、教室、内容。教师和教务人员还可以结合个人日程安排调整工作计划，利用电脑、手机等各种设备同步时间表，并可以自动更新课程安排的***变化。

课件与文档在线共享和协作

悦成出差的教师，可以将课件上传到Office 365提供的基于SharePoint Online的文档库中。其他教师或员工，能够直接通过浏览器在线查看和编辑，也可以直接在Office中打开，实现多人协作，并能够自动管理每个修改过的版本。甚至可以结合SharePoint Online的幻灯片库，制作标准化的授课讲义，保持与***技术的同步。当教师打开授课的演示文稿时，自动从幻灯片库中提取对应的内容，实现课件标准化和自动化。

伸缩自如的云服务订阅模式

悦成采用了Office 365云服务的订阅模式，这样，无需自行建立复杂的IT支持系统。IT管理员只需为每个员工和教师建立账号，他们就能在自己的电脑上即时安装***的Office软件，并获得邮件、即时通讯、内部网站等各种专业的企业级应用和服务。当开辟新校区时，只需简单地增加订阅数量，就能很好地控制住成本。而且还能获得来自微软全球技术支持中心的24×7多渠道专业服务保障，当遇到紧急和难点技术故障时，可享受到微软专业技术服务人员的直接服务。

优势与收益

悦成凭借Office 365的灵活服务，成功地实现了培训管理的优化和对IT成本的控制，带来超出预期的收效。

提升学员满意度，展现专业培训机构实力

智能学员通知上线后，学员的满意度提高了5个百分点。许多学员反映，这种方式体现了一家专业的培训机构对于学员的关注。

随时获得***课程安排，实现高效培训管理

解决了课程安排和资源冲突等问题后，不仅排课简单智能，教师和员工还可以在自己的电脑或手机上，实时更新日程表，无论在哪里都能获悉***任务和变化，培训管理变得高效而有序。由于减少了大量协调资源的时间和电话往来，悦成的沟通和差旅成本降低了30%。

共享和协作促进知识财富的积累

培训行业最宝贵的是教师的知识和经验。通过课件的共享和协作，一方面让教师互相交流，彼此促进，一方面将教师的丰富经验和课程内容保留下来，成为企业珍贵的知识财富，每位教师也能从中获得收益。

“有了Office 365，它的可用性和稳定性让企业省去了很多维护和管理的工作，Office 365可以保障我们的系统全天运转，而且也不用担心系统升级、应用维护、技术支持等让人头疼的问题，让我们的工作重点更关注在业务拓展上面，可以说Office 365提供了我们业务的全面保障，让我们高枕无忧。同时，Office 365提供了简洁的操作向导和完善的技术支持，配置和使用起来非常容易上手。”

——何爽 IT 专员

按需使用服务，降低新校区IT成本

Office 365的订阅模式可以大幅降低悦成开辟新校区时的IT成本。一方面，无需自建复杂的IT基础设施，另一方面，无需招聘新的IT支持人员和设备维护人员，就能获得来自微软全球技术支持中心的24×7多渠道专业服务保障，当遇到紧急和难点技术故障时，可享受到微软专业技术服务人员的直接服务，极大简化了用户的管理和维护工作。Office 365的云服务模式能够随着企业的扩展或收缩，灵活选择订阅规模，自动将标准化的服务延伸到每个业务人员的桌面。