提高传统协作系统灵活性几个最佳做法

文档协作目前被认为是企业成功的基石，而在移动设备世界，协作已经超越了内部企业–涵盖了外部合作伙伴和承包商。由于很多传统协作和企业内容管理(ECM)解决方案缺乏足够的云计算和移动功能，企业通常需要依靠第三方文件同步和共享应用程序以在防火墙外部进行协作。然而，由于第三方提供的不同单点解决方案，这里的复杂性正在增加。此外，这些解决方案都不是企业级的，这意味着，当涉及到安全时，这些解决方案并不一定能够满足要求，特别是对于共享敏感内容的监管行业。为了防止员工使用未经批准的工具，IT部门必须提供安全的协作应用程序，针对企业且易于使用的程序。根据Workshare和信息及图片管理协会的研究表明，对于基于云计算企业解决方案有着强大的市场需求，这些解决方案可以运行在传统系统上，并允许更灵活的协作来跨云计算和移动同步工作流程。下面让我们看看一些***做法：

专注于提高与外部合作伙伴的协作

企业应该注意企业内非常需要协作的领域。在受访者中，60%的人认为外部协作“很关键”或者“非常重要”。可能需要超越防火墙的协作的具体事项包括合同、标书和建议书。在编制标书和合同谈判过程中，更好的沟通能够推动最终的结果。

评估你提供的技术支持水平

50%的受访者认为其企业在内部协作的技术支持方面有所欠缺，而对于外部协作的支持，这个数字则上升至71%。特别是，将近40%的受访者认为协作系统没有得到很好的支持，虽然外部协作非常重要。技术支持最重要的类型包括共享内容、文档和工作流程，以征求意见和获得批准，这些都是现代先做流程的重要部分。

检查协作系统是否支持外部或内部用户

在受访者中，只有不到25 %的人在其移动设备具有文档创建、编辑和工作流程功能，而85%的受访者表示想拥有这些功能。大约有一半的受访者的移动设备具有只读访问权。随着新一代工作人员变得越来越移动化，在移动设备提供编辑和协作功能对于提高工作效率有着很重要的作用。

创建混合云计算解决方案作为内部部署ECM和协作的扩展

近50 %的受访者在寻找一种混合的协作支持解决方案，因为这种解决方案允许用户访问、分类、保留政策和工作流程跨云计算和移动接入进行同步。无论是在特定国家还是在其自己的数据中心，混合云计算解决方案能够确保数据安全性，同时能够提高生产效率。

评估现有的围绕文件同步和共享服务的政策

三分之一的受访者没有政策来保护通过未受批准应用程序共享的数据，或者他们没有政策来禁止这些工具。当然，具有政策是一回事，实际执行政策是另一回事，如果***的应用程序没有受到限制，很可能出现很多用户的规避。但考虑到对这些云计算服务的需求，简单地禁止它们，而不提供替代方案是很不可取的做法。考虑推出经过批准的受支持的企业级系统—可能作为过渡，但要确保它具有强大的安全选项和用户访问控制。

超越移动设备的基本内容访问之外

只有20 %的企业能够在移动设备提供文档审查和编辑，尽管大多数人希望能够做到这一点。特别是当寻找一个长期协作解决方案时，考虑整合捕捉和编辑，以及审查和注释功能，以及与后台流程的互操作性。

连接云计算协作和内部部署系统的储存库

对于部署正式的协作系统，***的问题之一是，这为内容、用户访问和保留创建了另一个储存库，这可能会与传统系统断开。在这里，与内部部署系统连接的能力很重要，还有第三方云计算到流行内部部署系统的扩展能力。另一种选择是部署提供一系列连接器的独立的云计算系统。

避免创建内部开发的移动环境

来自现有ECM供应商的云计算扩展解决方案更容易跨现有和未来移动设备进行支持，并且不太可能具有安全漏洞。

为移动部署进程功能

内容访问只是移动设备与后端进程进行交互的一个部分，这种交互能够帮助提高协作和提高生产效率，进程功能非常重要。报告、仪表板和电子表格被认为是***从移动设备访问的进程功能，虽然现在只有30%的受访者具有这种功能。电子审批和工作流程签收是第二个***的，现在只有20%的受访者具有该功能。